Ивент-менеджер: Я люблю свою работу за новые впечатления

0
1034
views

Для нашей рубрики “Истории” мы бы хотели писать об интересных  и молодых людях из Кыргызстана, которые смогли найти свое призвание в самых разных сферах. Все наши герои увлекаются абсолютно разными дисциплинами, но их объединяет одно — каждый из них любит то, чем занимается, что не может не вдохновлять.

Нашей первой героиней является Айхан. Первое впечатление об Айхан — необыкновенно позитивная и энергичная девушка, рассказывающая о своем деле с большим энтузиазмом. Мы встретились с Айхан, чтобы узнать подробнее о “внутренней кухне” ивент-менеджеров.

О профессии ивент-менеджера:

Однажды я увидела картинку, на которой были нарисованы мама и сын. Суть ее была такова:

Сын спрашивает: — Мам, а делать ивенты сложно?

Мама отвечает: — Нет, сынок. Это просто, как ехать на велосипеде, который горит, и ты горишь, и все горит, и ты в аду.

Это действительно происходит так, как бы ты ни планировал заранее каждую деталь, расписывал поминутно, посекундно все, что нужно подготовить к ивенту. У нас есть такое понятие как чеклист. Мы туда записываем абсолютно все мелочи, которые нужно подготовить до мероприятия, чтобы оно прошло идеально.

Несмотря на все это, не последнюю роль играет человеческий фактор, который никак не зависит от тебя. Также никуда не денешься от бюрократии, когда необходимо кое-что утвердить, а у подрядчика, понимаете ли, обед, или когда он должен тебе срочно что-то переделать, а у него, видите ли, сон намечен. Из-за таких моментов очень много всего задерживается, что-то вовремя не выполняется, и приходится делать все в последний момент. И, как всегда, все горит.

О том, как справляться с трудностями и большим объемом работы:

Очень часто в работе бывает, что подрядчики подводят. Это все происходит от того, что люди неправильно оценивают свои возможности и сроки. Буквально недавно проводила одно мероприятие. Один человек взвалил на себя очень большой объем работы. Он хотел сделать за одну ночь то, что могут сделать примерно 7 человек  за тот же срок. В итоге, уже адекватно оценив ситуацию, позвала еще пятерых специалистов. И мы успели все вовремя.

В этом плане я очень благодарна своему руководителю, потому что она нас научила правильным вещам. Самое важное правило — это уважение к клиенту. Слово клиента это главное. Никогда не было такого, чтобы я срывалась на клиента. Я всегда подхожу к клиенту и говорю, что все будет отлично.

Был еще один случай на работе, когда мы должны были подготовить место к 3 часам, а мероприятие начиналось в 4. В 3 часа пришел заказчик, начал терять самообладание, кричать на всех, звонить гостям и говорить: “Можете не приходить, у нас никто не успевает.” Буквально одного-двух успел предупредить, как к 4 мы сдали локацию. Ровно к 4 все было подготовлено. Все просто были в шоке от того, как мы все успели. Я сама бегала, все протирала, клеила, вырезала, и эта неприятная ситуация произошла из-за того, что один человек сказал, что все успеет. Поэтому очень важное правило — всегда наблюдать за подрядчиками. Составляешь для них план и обязательно ждешь от них фотоотчет. Вот сегодня ты должен был сделать это, покажи мне: закрутил ли болты, соединил трубы, приклеил это, распечатал или нет.  

Агентская комиссия у нас идет обычно 10% от общего бюджета. Как раз-таки на этом мероприятии, учитывая то, что мы заставили наших клиентов нервничать и доставили им моральный ущерб, мы сделали скидку на агентскую комиссию. Мы взяли с них не 10%, а 5%, что для нас является существенной разницей, учитывая общий бюджет.

Самые главные детали в нашей работе:

  1. уважение к клиенту;
  2. контроль и ответственность за каждый промах.

Мы всегда несем ответственность за то, что мы делаем. Бывало такое, что мы вкладывали свои деньги, жертвовали чем-то своим. Все это делается для того, чтобы клиент остался доволен.

О том, как у меня получилось стать ивент-менеджером:

Когда я училась в АУЦА, мы с подругой после университета ездили вместе на одной маршрутке. Мы всегда садились на задние сидения и начинали мечтать. Я не знаю почему, но на тот момент мы хотели открыть агентство по организации праздников.

Представляли, как к нам приходит заказчик и говорит: “Помогите мне с организацией предложения руки и сердца или с организацией сюрприза”. Мечтали организовывать не свадьбу или той, а  именно что-то такое индивидуальное, небольшое. Мы думали, что будем заниматься шариками, цветами, какими-то необычными подарками и т.д. В то время это была просто мечта, я к этому никогда серьезно не относилась.

Даже в КИМЭП я поступала на профессию аудитора. Тут большую роль сыграли родители. Мама всегда хотела, чтобы я выучилась на аудитора, потому что считает, что все аудиторы очень умные люди. Если человек не аудитор, то он недостаточно умен (смеется). И я так сама себе, видимо, навязала, что это круто и престижно, и у меня будет большое будущее с этой профессией.

И только на втором курсе другая подруга поделилась, что есть возможность стать волонтером на Mercedes Benz Fashion Week Almaty. Я не имела понятия о том, как и что делать, но подумала, что это волонтерство, а значит дадут сертификат. Почему нет. Самое смешное было, когда после собрания волонтеров я подошла к моему будущему директору и выпалила: “Вы знаете, я не хочу быть волонтером. Я хочу быть координатором всех волонтеров, потому что в КИМЭПе являюсь вице-президентом организации Empire A Group”. На тот момент эта организация устраивала вечеринки в КИМЭПе. Она посмеялась надо мной, но пообещала подумать. В результате того, что я активно проявила себя на мероприятии, меня запомнили. Дальше уже в группе волонтеров написали о свободной вакансии. Я подала, пришла, и после собеседования меня позвали работать офис-менеджером. А через два дня после этого собеседования у меня намечалось собеседование по Work&Travel. Я его успешно завалила по непонятным мне причинам, потому что американское посольство никогда не объясняет отказов. И я пошла работать. Скорее всего, это судьба. В итоге я проработала в этом агентстве  2,5 года.

Самое запомнившееся мероприятие, которое проводила:

Как ранее рассказывала, наши клиенты — наша ценность. Самое приятное в таком бизнесе, когда клиенты возвращаются. В 2015 году в наше агентство обратились для проведения дня рождения ребенку. Это было мое первое мероприятие с этими клиентами. А в 2016 году этому же ребенку исполнилось уже 5 лет. В этот раз мне одной доверили организацию торжества. В этом году мальчику исполнилось 6 лет, и они снова обратились к нам. Соответственно мероприятие снова было поручено мне. Все прошло на высоком уровне, было очень красиво и интересно. Мне самой настолько понравилось оформление, что позже отправляла всем фотографии и делилась красотой. После мероприятия клиенты были благодарны за организацию.

Самое смешное, что на следующий день я пошла в кофейню и когда ждала коллегу, те самые клиенты оказались там же и сели рядом с моим столиком, и мы разговорились. Было очень приятно услышать от них отзывы. Кстати, ранее мы впервые познакомились именно в этой кофейне. Тогда еще в 2015 обсуждали предстоящее торжество. В итоге папа мальчика говорит: “ Айхан, Вы, действительно, профессионал своего дела. Нам очень приятно с вами работать”. В этот момент я была самым счастливым человеком. Было очень приятно слышать такие слова. Мы работаем ради таких отзывов, ради таких клиентов, которые возвращаются.

О том, как проходит подготовка к мероприятию:

Обычный частный клиент говорит: “Ну, мы хотим что-нибудь такое клевое, интересное и в таком прикольном стиле, то что сейчас в тренде”. Примерно такое ТЗ (техническое задание) нам дают. Часто мы сами предлагаем, информируем о модных тенденциях и шоу-программах. И всегда предлагаем не одну тематику, а две или три, чтобы клиенту было из чего выбирать. Соответственно, различия и по бюджету: самый бюджетный вариант, средний и самый масштабный. Если клиент согласен на самый масштабный вариант, то мы можем и суперзвезд пригласить, таких как Beyonce.

Основные навыки и качества, которыми должен обладать ивент-менеджер:

  • В отношении клиентов ивент-менеджер не должен никогда спорить, всегда соглашаться и говорить: “ Да, я сделаю”. А потом договориться либо с подрядчиками, либо с коллегами или совсем другими людьми.
  • В отношении себя и ивента, обязательно записывать все, что нужно сделать. Ведешь дневник и записываешь каждую деталь, нельзя забывать ничего.
  • Обязательно должна быть возможность выезжать на локацию в любое время суток. У меня была такая ситуация, когда меня подвел подрядчик. В 2 часа ночи пришлось искать другого человека, который смог бы распечатать огромные флаги, и это было сделано. Мне просто повезло, потому что за день до этого, общаясь с одним специалистом, мне удалось получить телефон другой типографии. И тут я звоню ему в 2 часа ночи и прошу меня спасти. Нужно все перепроверять, нельзя доверять людям, неважно хороший человек или плохой. Дело в том, что человек, возможно, просто не умеет правильно оценить время или свои возможности, слишком много может пообещать.
  • Мелочность в плане деталей. Посмотреть, чтобы правильно все подровняли, полоску убрали, все черные пятна замазали, все протерли. Такие навыки нарабатываются со временем.

О том, как проводить мероприятия самостоятельно:

Через полгода я уже проводила самостоятельно мероприятия. Казусы, конечно, были, сейчас уже не вспомню детали. Но хорошо, когда ты работаешь в компании, и  у тебя есть другие коллеги. С одним коллегой мы всегда проводим кросс-чек.

Я иногда смотрю его мероприятия, он смотрит мои. Когда приезжаешь и смотришь свежим взглядом на локацию, ты замечаешь те детали, которых он не видит. Не потому, что он плохой менеджер, а потому, что он видит это все каждый день, и иногда нервы дают о себе знать, некоторые детали можно и не заметить.

Мы иногда еще говорим, что нужно переспать с этой идеей (смеется). Потому что на утро свежим взглядом смотришь на идею, которую ты придумал вчера, она уже выглядит по-другому. И ты понимаешь на самом ли деле она отличная или не годится.

Что люблю и что не люблю в своей профессии:

Я люблю свою работу за новые впечатления. За то, что проекты каждый раз разные. Я такой человек, который хочет всего нового. А в данной сфере постоянно работаешь с новыми людьми, новыми клиентами, новыми подрядчиками, и постоянно все меняется. Скорее всего, это меня и привлекло больше всего.

Минусы этой профессии в том, что иногда нужно забывать про свою личную жизнь. Когда проводишь мероприятие, ты должен быть доступным 24/7. Очень много было ситуаций, когда у меня было 3-4, а на новый год даже 6 мероприятий в месяц.

Комментарии

comments